Zeiterfassung in der Veranstaltungsbranche

Zeiterfassung in der Veranstaltungsbranche

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Warum eine automatisierte Erfassung immer wichtiger wird

Bereits im vergangenen Januar wurde vor dem europäischen Gerichtshof (EuGH) ein Rechtsgutachten erarbeitet und vorgelegt, in welchem davon ausgegangen wird, dass die europäischen Arbeitszeitrichtlinien die Unternehmen zu einer vollumfänglichen Erfassung der Arbeitszeiten verpflichten. Dies ist bislang gesetzlich nur für bestimmte Branchen und Minijobber vorgeschrieben und vor allem in der Veranstaltungsbranche in vielen Firmen (abgesehen von diesen Ausnahmen) für viele fest angestellte Mitarbeiter nicht üblich.

In Zukunft könnte eine solche Dokumentationspflicht jedoch auch die Veranstaltungsbranche treffen – und schon heute ist die Branche auch aufgrund der Freelancer-Thematik an einigen Stellen im Wandel hin zu mehr fest angestellten Mitarbeitern. Gleichzeitig werden auch immer mehr Firmen mit der Forderung nach Zahlung von Zuschlägen vor allem für Nachtarbeit konfrontiert.

Bereits jetzt fordert der Gesetzgeber in §16 Abs. 2 ArbZG eine klare und nachweisbare Dokumentation der Tage, an denen die Höchstarbeitszeit von 8 Stunden pro Tag überschritten wird. Künftig könnten hier zusätzliche Pflichten wie die Dokumentation der Pausen und Ruhezeiten hinzukommen. Spätestens, wenn eine Firma Zuschläge an die Mitarbeiter bezahlt ist eine vollständige Dokumentation der Arbeitszeiten sogar unumgänglich.

Mit den steigenden Anforderungen ist früher oder später aber auch jede Excel-Tabelle zur Erfassung der Arbeitszeiten überfordert – es wird Zeit, auf eine softwarebasierte Zeiterfassung zu wechseln. Solche Softwarelösungen wie beispielsweise GigPlaner – Personalplanung für Veranstaltungen bieten viele Vorteile und vor allem eine vollautomatisierte Verarbeitung der Arbeitszeiten.

Welche Vorteile bietet eine softwarebasierte Zeiterfassung?

Erfüllung der gesetzlichen Dokumentationspflichten

Die gesetzlich vorgeschriebenen Dokumentationspflichten zu Mehrarbeit, Pausen und Ruhezeiten werden durch eine softwarebasierte Zeiterfassung automatisch erfüllt. Im Falle einer Prüfung lässt sich so lückenlos nachweisen, dass die gesetzlichen Regelungen eingehalten wurden.

Schnelle Berechnung von Zuschlägen

Mit einer softwaregestützten Zeiterfassung lassen sich Zuschläge schnell und einfach berechnen und auszahlen. Ganz egal ob für Nachtarbeit, für Einsätze an Sonn- und Feiertagen oder für Mehrarbeit über einer bestimmten Stundenzahl – selbst komplexe Berechnungen erfolgen automatisch und müssen lediglich aktiviert oder konfiguriert werden.

Stempeluhren und -terminals

Mitarbeiter können an zentralen Stempeluhren (zum Beispiel in der Firma) die Zeiterfassung beginnen oder beenden. Häufig lässt sich dies auch mit QR- oder Barcode-Lesern kombinieren, sodass eine Erfassung der Arbeitszeiten mit Hilfe eines Firmenausweises möglich ist. Auf diese Weise ist automatisch nachgewiesen, dass sich der Mitarbeiter zu einer bestimmten Zeit an diesem Terminal befunden hat.

Erfassung von GPS-Positionen

Beim Erfassen der Arbeitszeiten von unterwegs, beispielsweise über das Smartphone des Mitarbeiters, lässt sich der aktuelle Aufenthaltsort via GPS verifizieren. Sofern der Mitarbeiter dieser Erfassung zustimmt bietet es nicht nur der Firma, sondern auch ihm selbst die Sicherheit und den Nachweis, dass er auch tatsächlich zur angegebenen Uhrzeit vor Ort war.

Flexible Arbeitszeitmodelle

Da die erbrachten Überstunden dokumentiert werden, können Sie durch die Mitarbeiter beispielsweise in Form von Gleitzeit an anderen Tagen als zusätzliche freie Tage beansprucht werden. Auch denkbar sind Regelungen wie ein Lebensarbeitszeitkonto, welches es dem Mitarbeiter ermöglicht, Überstunden beispielsweise für ein Sabathjahr aufzusparen. Dies führt in aller Regel auch automatisch zu einer höheren Akzeptanz der Zeiterfassung bei den Mitarbeitern, da sie auf diese Weise auch selbst direkte Vorteile durch die Dokumentation erhalten.

Und darüber hinaus?

Natürlich bieten entsprechende Softwarelösungen wie GigPlaner – Personalplanung für Veranstaltungen auch darüber hinaus weitere Vorteile und Synergieeffekte: Durch die exakte Erfassung der Arbeitszeiten lässt sich die Kostenkontrolle auf Basis eines Soll- und Ist-Vergleichs pro Job schnell einsehen. Und für den Kunden lassen sich auf Knopfdruck Reports mit allen angefallenen Arbeitszeiten zu einem bestimmten Job erzeugen, die dann als Nachweis zur späteren Rechnung beigefügt werden können.

Nicht zuletzt verfügen entsprechende Softwarelösungen in aller Regel auch über umfangreiche Funktionen zur Personaldisposition, der Veranstaltungsplanung und auch zur Urlaubsplanung. So werden die Daten nicht nur ganzheitlich erfasst, sondern können gleichzeitig auch ganzheitlich genutzt werden. Auf diese Weise erfüllen Sie nicht nur die gesetzlichen Dokumentationspflichten, sondern können gleichzeitig auch viele Prozesse innerhalb Ihrer Firma wesentlich vereinfachen und sich so auf die wesentlichen Dinge Ihrer Tätigkeit konzentrieren: die Durchführung von Veranstaltungen aller Art.

Dieser Artikel wurde von unserem Partner GigPlaner geschrieben. Danke

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