Auswirkungen von COVID-19 auf die Veranstaltungsbranche

Einblicke eines Dienstleisters der Branche

Man kann mit Sicherheit sagen, dass kein anderes Jahr in unserem Leben so war wie 2020. Wir haben die vielen Herausforderungen gesehen und gehört, mit denen Unternehmen während COVID-19 konfrontiert wurden.

Als Software-Anbieter für Veranstaltungsunternehmen haben wir die Auswirkungen von COVID-19 auf unsere Branche aus erster Hand erfahren. Mit mehr als 50.000 Nutzern in über 70 Ländern haben unsere Daten und die täglichen Gespräche mit Nutzern uns die Möglichkeit gegeben, die globalen Auswirkungen von COVID-19 auf die Aktivitäten der Branche zu sehen. Wie war die erste Reaktion der Unternehmen? Waren die Firmen in der Lage, sich über Wasser zu halten? Gibt es längerfristige Auswirkungen für Unternehmen?

Wir möchten einige dieser globalen Trends und unsere Erwartungen für 2021 mit euch teilen. Die Trends, über die wir schreiben, beruhen auf Aktivitätsindikatoren unserer Software, wie z. B. Erstellung von Packlisten, Callsheets, Angeboten und Rechnungen sowie der Personalplanung.

Bitte beachte, dass wir nur die Durchschnittswerte der Aktivitäten innerhalb der Software einsehen können und nicht in der Lage sind, auf einzelne Konten oder Benutzerdaten zuzugreifen.

Erste Welle – Ein Schock für die Branche

Die erste COVID-19 Welle war für viele Unternehmen ein harter Schlag. Als im März Einschränkungen rund um Veranstaltungen eingeführt wurden, sahen wir sofort einen Rückgang der Aktivitäten auf etwa zwei Drittel des normalen Niveaus. Es wurden jedoch immer noch viele Angebote erstellt, was uns den Eindruck vermittelte, dass die Unternehmen immer noch in dem Glauben planten, dass die Einschränkungen vorübergehend sein würden.

Im April wendete sich dieses Bild. Mit wenig Perspektive und großer Ungewissheit in Bezug auf staatliche Unterstützung waren viele Unternehmen gezwungen, ihre Konten zu stornieren, in den meisten Fällen aufgrund von Insolvenz. Von den Firmen, die überleben konnten, haben viele ihre Konten aufgrund von Entlassungen von Mitarbeitern zurückgestuft.

Einige Unternehmen fanden neue Einnahmequellen

Als die erste Welle anhielt und weitere Länder in den Lockdown gingen, erwarteten wir, dass die Aktivitäten noch mehr zurückgehen würden. Jedoch war das Gegenteil der Fall: Wir sahen einen langsamen Anstieg der Aktivitäten, wie z. B. das Erstellen von Callsheets und Packlisten. Dieser Anstieg kam von Unternehmen, die andere Einnahmequellen wie Live-Streaming, Broadcasting-Dienste und Installationen fanden oder erweiterten. Die Nachfrage nach diesen Diensten hat stark zugenommen, da ein großer Teil der Mitarbeiter nun von Zuhause arbeitet. Außerdem haben wir beobachtet, wie innovativ unsere Branche sein kann – so haben einige Unternehmen neue Möglichkeiten gefunden, um Regierungen, das Gesundheitswesen und Arbeitnehmer im Home Office zu unterstützen.

Kleinere Projekte

Diese Verschiebung der Einnahmequellen zusammen mit den Beschränkungen für Großveranstaltungen führte auch zu einer Veränderung in der Art der geplanten Projekte. Produktionsunternehmen von Veranstaltungen schienen sich von der Planung komplexer, mehrtägiger Veranstaltungen hin zur Durchführung kleinerer Projekte mit weniger geplanten Ressourcen zu bewegen.

Die zweite Welle – Widerstandsfähigkeit der Industrie

Der Frühling hat uns gezeigt, wie schnell die Veranstaltungsbranche weltweit plötzlich zum Stillstand kommen kann. Es dauerte etwas, aber in den Sommermonaten begannen die Aktivitäten und das Vertrauen langsam wieder zu steigen. Die Anzahl der erstellten Packlisten, Callsheets, Angebote und Rechnungen war im Vergleich zum April dreimal so hoch.

Im September erlebten unsere Nutzer den aktivsten Monat seit Beginn der COVID-19-Beschränkungen im Frühjahr. Mehr Wissen über das Virus, sicherere Wege zu arbeiten und weniger staatliche Einschränkungen trugen dazu bei, dass die Planungsaktivitäten zunahmen.

In Europa begann im Oktober die zweite Lockdown-Phase. Dies spiegelte sich im Rückgang der Anzahl der Aktivitäten wider. Allerdings war der Rückgang weniger drastisch als bei der ersten Welle. Mehr Wissen über die Ausbreitung des Virus führte dazu, dass während des Teil-Lockdowns mehr Veranstaltungen in kleinerem Umfang zugelassen wurden. Obwohl die meisten Unternehmen wahrscheinlich keinen Gewinn erzielten, halfen die kleineren Veranstaltungen den Unternehmen, sich über Wasser zu halten.

Maßnahmen der Regierung wichtig für Marktstabilität

Ein weiterer differenzierender Faktor für die Auswirkungen von COVID-19 auf Unternehmen in verschiedenen Ländern waren die Maßnahmen der Regierungen. In Ländern, in denen eine große Unsicherheit über die Unterstützung durch die Regierung herrschte, gab es mehr Stornierungen und pausierte Accounts.

Unter den 70 Ländern, in denen wir Nutzer haben, sahen wir die größte Stabilität in Deutschland. Deutsche Veranstaltungs-Profis schafften es, mit einem größeren Unterstützungsfonds der Regierung und viel früheren Ausnahmen für Events in der nationalen Politik mehr zu erreichen. Zum Beispiel kündigte Deutschland in den ersten Monaten der COVID-19-Pandemie und deren Einschränkungen ein 550-Milliarden-Euro-Paket an, das auch der Musik- und Kreativbranche helfen sollte – das größte Hilfspaket in der Nachkriegsgeschichte des Landes. Dies war mit Abstand eines der größten Hilfspakete, das den von COVID-19 betroffenen Unternehmen in Europa angeboten wurde.

Infolgedessen war Deutschland der Markt, der in Bezug auf die Aktivität und mit weniger abgesagten Veranstaltungen am stabilsten blieb. Dies macht klar, wie wichtig es für lokale Regierungen ist, schnell zu reagieren, monetäre Entlastung zu schaffen und betroffenen Unternehmen eine Perspektive zu bieten. Etwas, das wir auf der ganzen Welt beobachten konnten, als Event-Profis mittels verschiedener Initiativen zur Unterstützung aufriefen. Wir sehen diese Initiativen als eine wichtige und gute Sache und haben uns im Sommer auch aktiv beteiligt.

Personal war am schwersten betroffen

Es besteht kein Zweifel, dass COVID-19 einen nachhaltigen Einfluss auf die Branche hinterlassen hat. Während wir uns darüber freuen, dass viele Unternehmen immer noch funktionsfähig sind, gilt das leider nicht für alle Beschäftigten in unserer Branche. Wir haben gesehen und von vielen Fachleuten in der Branche gehört, dass es deutlich schwieriger geworden ist, einen Arbeitsplatz zu finden. Einige Personen mussten sich sogar anderen Branchen oder Jobs zuwenden, nur um sich über Wasser zu halten.

Diese Auswirkung sehen wir deutlich anhand der Zahlen. Der Anteil der Personalplanung in Rentman liegt immer noch bei nur 25 % von dem, was er einmal war. Durch die anhaltenden Einschränkungen bei Großveranstaltungen haben viele Projekte, die geplant werden, einen viel geringeren Umfang und benötigen daher nicht viele Mitarbeiter oder Freiberufler. Daher wurde auch in Rentman deutlich weniger Personal geplant.

Ausfallzeiten wurden sinnvoll genutzt

Während dies ein sehr dunkler Moment für die Branche war, haben wir auch einige positive Trends gesehen, die für Unternehmen und die Branche als Ganzes von Vorteil sein könnten. Neben der Etablierung neuer Business-Services wie Live-Streaming und Broadcasting-Services investierten Unternehmen auch in die Verbesserung ihrer Prozesse und Organisation.

Einführung neuer Cloud-Lösungen

Cloud-Software wurde während der Arbeit im Home Office ein Muss, damit die Teams mit Änderungen Schritt halten und einfacher kommunizieren konnten – dies erforderte für einige Unternehmen Softwareänderungen.

Bei anderen Unternehmen sahen wir, dass diese ruhige Zeit ihnen endlich die Möglichkeit gab, neue Software zu implementieren. Wir sahen, dass größere Unternehmen (mit mehr als 20 Mitarbeitern im Büro) sich die Zeit nahmen, ihr Geschäft zu erneuern und ihren Lagerbestand mit neuer Software zu aktualisieren. Größere Unternehmen haben in der Regel längere Software-Beschaffungs- und Implementierungsprozesse. Daher basierte das Wachstum von Rentman bisher vor allem auf kleineren Unternehmen.

Optimierung der Geschäftsprozesse

Wir konnten auch beobachten, dass unser bestehender Kundenstamm diese Zeit nutzte, um neue Prozesse in Rentman zu erlernen. Viele Unternehmen nutzten die Ausfallzeit, um Arbeitsabläufe zu verbessern. Dies zeigte sich an den Teilnehmerzahlen unserer Schulungs-Webinare im Mai und August. Als Teil dieser verbesserten Arbeitsabläufe haben immer mehr Unternehmen Seriennummern für ihre Materialien in Rentman eingepflegt. Dieser optimierte Prozess ermöglicht es diesen Unternehmen, detailliertere Einblicke in die Materialverfügbarkeit zu erhalten.

Ähnliche Anpassungen gab es auch bei der Personalplanung. Normalerweise ist die Planung des Personals ein sehr arbeitsintensiver Prozess, da mehrere Kommunikationstools verwendet werden und viele Informationen ausgetauscht werden müssen. Während die Anzahl der zu planenden Projekte zurückging, konnten wir einen relativen Anstieg bei der Einführung von Personalplanungs-Funktionen beobachten. Dieser Anstieg war auf die Tatsache zurückzuführen, dass mehr Unternehmen die Personalplanungs- und Kommunikationsoptionen in Rentman verwendeten.

Was wir von 2021 erwarten können

Eine besser organisierte Arbeitsweise

Zeit war lange der größte limitierende Faktor, der Unternehmen davon abhielt, bestimmte Teile ihrer Abläufe zu rationalisieren. Mit vielen erzwungenen Ausfallzeiten im Jahr 2020 haben wir gesehen, dass mehr und mehr Unternehmen in der Branche diese Zeit genutzt haben, um ihre Prozesse zu verbessern. Ob das nun bedeutet, eine neue Softwarelösung zu implementieren oder einfach bestehende Prozesse zu automatisieren – Unternehmen, die diese Zeit zur Verbesserung genutzt haben, werden noch besser auf die geschäftige Saison vorbereitet sein, wenn Veranstaltungen wieder in größerem Umfang stattfinden.

Gesündere Tarife für einige Märkte

Vor COVID-19 gab es auf dem Markt ein Angebotsüberschuss innerhalb der Branche. Natürlich variiert dieser Überschuss je nach Region oder Land. In Gebieten, in denen ein Angebotsüberschuss bestand, machte dies die Tarife wettbewerbsfähiger, aber nicht unbedingt profitabel für bestimmte Unternehmen. Aufgrund von Insolvenzen und Entlassungen erwarten wir in Zukunft gesündere Tarife zu sehen.

Qualitätspersonal als entscheidendes Unterscheidungsmerkmal

Wir haben oben erwähnt, dass die Personalplanung immer noch nur ein Bruchteil dessen ist, was sie einmal war. Wir sehen und hören, dass Mitarbeiter die Unternehmen aufgrund von Entlassungen oder einfach wegen fehlender Arbeit und Bezahlung verlassen. Viele Mitarbeiter müssen nach wie vor ihren Lebensunterhalt verdienen und mussten sich anderweitig umsehen, um ihre Kompetenzen einzusetzen. Der unverwechselbare Charakter deines Unternehmens liegt wirklich in deinen eigenen Mitarbeitern, denn freie Mitarbeiter werden in Zukunft zunehmend schwieriger zu bekommen sein.

Experimente und Impfstoffe geben Hoffnung

Im August trat der deutsche Popsänger Tim Bendzko in einer Halle mit etwa 1.500 Menschen auf. Er war Teil einer Studie von Forschern namens Restart 19 und half dabei, die Risiken von COVID-19 bei großen Indoor-Veranstaltungen zu verfolgen. Auch in anderen Ländern gibt es Pläne „Pilot-Events“ zu veranstalten, damit der sicherste Weg ermittelt werden kann, um größere Veranstaltungen wieder zu ermöglichen. Hoffentlich können einige positive Ergebnisse den Weg für mehr Veranstaltungen ebnen, die in einem kontrollierten Rahmen stattfinden.

Zusätzlich bietet das Ende des Jahres etwas Licht am Ende des Tunnels mit der Ankündigung mehrerer wirksamer Impfstoffe gegen COVID-19. Da Großbritannien und die USA bereits mit Impfungen begonnen haben und der Rest Europas bald folgen wird, hoffen wir, dass 2021 wieder mehr Hilfsmittel und sicherere Regeln für größere Veranstaltungen zur Verfügung gestellt werden können.

Kampf um Aufmerksamkeit für die Branche

Wir müssen auch in Zukunft für die Sichtbarkeit der Branche und lokale Initiativen für staatliche Unterstützung kämpfen. Obwohl Deutschland in der Lage war, die Aktivität relativ stabil zu halten, müssen wir weiterhin dafür sorgen, dass wir einige der oben genannten Auswirkungen auf die Branche minimieren.

Rentman konnte bei der Zusammenführung von Unternehmen für diese Sache bereits mitwirken. Wir befürworten lokale Initiativen wie den VTTE (den Verband der Anbieter technischer Veranstaltungen in den Niederlanden) sehr. Informiere dich, welchen lokalen Verbänden oder Organisationen du beitreten kannst, um zu helfen. Gemeinsam sind wir stark.