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Bereits im Rahmen der Prolight + Sound hat VT-STAGE die Firma GigPlaner besucht, nun haben wir uns noch einmal für ein exklusives Interview mit dem Anbieter einer Software für die Personalplanung in der Veranstaltungsbranche zusammengesetzt. Mit dabei war neben Sven Schlotthauer, dem Geschäftsführer der Firma GigPlaner auch Malte Jäger, der Geschäftsführer der Firma BigRig Berlin, die den GigPlaner nun bereits seit längerer Zeit für die Personalplanung einsetzt. GigPlaner, ursprünglich entstanden im Jahre 2011 aus dem Bedürfnis, die häufig umständliche Personalplanung mit Excel und Absprachen per E-Mail und Telefon zu modernisieren und BigRig Berlin, eine Berliner Riggingcompany starteten 2016 eine enge Zusammenarbeit. Ziel war es, die komplexen Anforderungen und spontanen Änderungsanforderungen im Eventbusiness in digitaler Form zu bewältigen und die Software so auch für größere Kunden attraktiv gestalten zu können.

VT Stage: „Wie habt ihr Euch kennengelernt?“

Malte: „Wir waren seit 2010 auf der Suche nach einer Software die sich mit der Thematik Personalplanung in der Veranstaltungstechnik beschäftigt. In erster Linie fanden wir Software die sehr stark auf die Cateringbranche zugeschnitten oder derart kryptisch war, dass wir schnell das Interesse verloren. Für uns war wichtig, dass wir nicht auf eine feste Plattform wie Microsoft oder Windows angewiesen sind. Eines nachts stolperte ich dann über den GigPlaner.“

Sven: „Malte schrieb mir mitten in der Nacht eine Mail und wir verabredeten uns kurzfristig zu einem Telefonat. Am Ende hat sich dieses Telefonat gleich über mehrere Stunden
gezogen und wir spielten diverse Situationen durch. Eine derart komplexe Anforderung konnte der GigPlaner zu dem Zeitpunkt noch gar nicht leisten, da wir bis dahin hauptsächlich kleinere Firmen zu unserem Kundenstamm zählen konnten. Es war damals zwar möglich, einzelne Jobs abzubilden, allerdings gab es noch keine Möglichkeit, große Produktionen mit vielen Schichten und einzelnen Produktionstagen zu planen.“

VT Stage: „Wie ging es dann weiter mit der Entwicklung? Hat BigRig die Software
direkt genutzt?“

Sven: „Zu dem Zeitpunkt war es für BigRig noch unvorstellbar, vom bisher handschriftlichen Kalender bzw. den Excellisten umzusteigen. Malte und ich haben ca. 5 Monate jeden zweiten Tag 1-2h telefoniert, um die Bedürfnisse und Funktionen zu besprechen. Schritt für Schritt ist daraus dann ein Produkt entstanden, welches immer besser zu den Anforderungen von BigRig gepasst hat.“

Malte: „Durch diese enge Zusammenarbeit konnten wir ziemlich schnell die ersten Beta- Tests durchführen. Das waren tatsächlich unzählige Telefonate und Infos die Sven dort verarbeiten musste, wir haben beide viel Zeit damit verbracht. Aber ich war vor allem immer wieder überrascht, wie schnell unsere Anforderungen umgesetzt wurden.“

VT Stage: „Wann habt ihr dann mit der Software effektiv begonnen und wie war der
Umstieg für Euch?“

Malte: „Offiziell haben wir mit der Verwendung zum 01.01.2017 begonnen, vorher haben wir ein paar Pilotprojekte damit abgebildet und die Planung parallel noch in der bewährten Methode vorgehalten. Der Umstieg war für uns am Ende aber kinderleicht, vor allem auch da die Software sich wirklich von selbst erklärt.“

VT Stage: „Wie muss man sich die Arbeit mit dem GigPlaner vorstellen?“

Malte: „Sobald wir ein Projekt erstellt haben legen wir den Personalbedarf fest und tragen diesen direkt in den GigPlaner ein. Hier gibt es mehrere Möglichkeiten, es findet jeder seinen Workflow. Wir haben dann unsere Übersicht und besetzen die jeweiligen Schichten mit Mitarbeitern. Durch den direkten Online-Zugang der Mitarbeiter, mit dem sie Ihre Verfügbarkeiten eintragen können, sparen wir uns unzählige Telefonate und Rückfragen. Weiterhin wird man sofort auf Überschneidungen hingewiesen und kann sein Personal somit effektiv einsetzen.“

Sven: „Das Wichtige ist, dass sich der GigPlaner an vielen Stellen an die eigenen Bedürfnisse anpassen lässt. Egal, ob man große Produktionen wie BigRig durchführt oder ob man viele kleine einzelne Veranstaltungen betreuen muss – jeder kann sich die Software an seine Bedürfnisse anpassen.“

VT Stage: „Das klingt als hätte der GigPlaner für BigRig eine deutliche Arbeitserleichterung gebracht?“

Malte: „Das ist richtig, unser alter umständlicher Workflow hat sich vom Zeitaufwand her locker halbiert. Ein großer Vorteil für uns ist die WebApp-Funktion, somit sind Informationen direkt geteilt. Außerdem erhalten wir direkt aus dem GigPlaner unsere Checklisten, die wir ausdrucken und vor Ort einsetzen bzw. abarbeiten können.“

Sven: „Das ist letztlich auch die zentrale Aufgabe einer jeden Software: die Arbeitsabläufe zu beschleunigen und vor allem eine Übersicht zu gewährleisten. Der GigPlaner bietet hierfür vielfältige Ansichten und Möglichkeiten, zudem wird die gesamte Kommunikation in einer zentralen Platform gebündelt und dokumentiert.“

VT Stage: „Beim GigPlaner handelt es sich um eine Cloud-Lösung. Hattet ihr da keine Bedenken?“

Malte: „Nein. Da wir bereits zuvor Cloud-Lösungen für andere Dinge eingesetzt haben, war das auch kein großes Thema. Und da der GigPlaner als «Software hosted in Germany» zertifiziert ist sehen wir da auch datenschutzrechtlich keine Probleme.“

Sven: „Für uns ist das auch ein ganz wichtiges Statement. Nicht erst seit der neuen EU Datenschutz-Grundverordnung war es uns wichtig, die Software datenschutzrechtlich sauber zu gestalten und anzubieten. Und dazu zählt natürlich, dass die Server in einem deutschen Rechenzentrum stehen.“

VT Stage: „Und wie sieht die Planung für die Zukunft aus? Auf welche Features dürfen sich die Kunden freuen?“

Sven: „Wir erhalten regelmäßig von unseren Kunden Ideen und Anregungen für neue Funktionen im GigPlaner. Und auch BigRig hat noch den ein oder anderen Wunsch auf dem Wunschzettel stehen. Ein großes Thema sind natürlich die immer stärkeren Prüfungen und Dokumentationspflichten. Hier wollen und müssen wir unsere Kunden ganzheitlich unterstützen, sodass sie auch in Zukunft alle notwendigen Anforderungen erfüllen können.“

Malte: „Das ist in der Tat ein großes Thema, bei dem uns der GigPlaner schon jetzt sehr stark entlastet. Gleichzeitig liegt hier noch viel Potential, da der Papierkram vor und nach einem Job neben der eigentlichen Personalplanung die meiste Zeit in Anspruch nimmt.“

VT Stage: „Das klingt, als hättet ihr noch einiges vor.“

Sven: „Ja, auf jeden Fall. Und natürlich wollen wir auch weiterhin an unserer bisherigen Praxis festhalten und jeden Monat eine neue GigPlaner-Version mit neuen Features für unsere Kunden bereitstellen.“

VT Stage: „Dann wünschen wir euch dabei natürlich viel Erfolg. Vielen Dank für das Interview.“

GigPlaner ist bereits seit einiger Zeit mit einem Premium-Eintrag in unserer Rubrik „Entdecken“ vertreten. Unter https://vt-stage.com/entdecken/gigplaner/ könnt ihr euch einen Überblick über die wichtigsten Features verschaffen. Wenn ihr die Software testen möchtet könnt ihr euch über die Webseite des GigPlaners eine 90 tägige kostenlose Testversion registrieren.