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Falls du in der Vermietbranche arbeitest, müssen wir dir nicht sagen, wie viele Herausforderungen jeden Tag auf dich warten. Bei den vielen täglichen Aufgaben, kann es schnell passieren, dass etwas vergessen wird. Von der Materialdisposition über Angebotserstellung bis hin zum Planen von Personal und Transport wird einem Veranstaltungstechniker sehr viel abverlangt. Diese und noch mehr Aktivitäten verlangen eine gute Übersicht über alle nötigen Informationen als auch eine gute interne Zusammenarbeit um Überbuchungen oder andere Fehler zu vermeiden.

Ein guter Überblick ist Gold wert, aber mit vielen Aufgaben, die gleichzeitig Aufmerksamkeit fordern, ist sowas leichter gesagt als getan. In vielen Fällen verliert man dabei Synergien durch unstrukturierte Prozesse, die nicht aufeinander abgestimmt sind.
Bei der Projektplanung kommen in vielen Fällen mehrere Personen mit verschiedenen Softwarelösungen zum Einsatz. Dadurch entsteht ein unnötig komplizierter und langwieriger Prozess, der sich negativ auf Vertrieb, Kundenzufriedenheit, etc. auswirken kann.

Vielen Unternehmen aus der Vermiet- oder Veranstaltungsbranche ist nicht bewusst, dass es für genau solche Probleme bereits eine Softwarelösung gibt, die hilft Geschäftsprozesse effizienter zu machen. Vermietsoftware kann im täglichen Ablauf nicht nur Zeit sparen, sondern auch Fehlerquellen reduzieren. Anders als vermutet wird, muss so eine Softwarelösung nicht teuer oder kompliziert sein.

Eine gute Softwarelösung hilft bei der Automatisierung von Aufgaben, sodass man sich auf die wirklich wichtigen Tätigkeiten konzentrieren kann. Hier sind sechs gute Gründe, warum jede Vermietfirma von einer guten Softwarelösung profitieren kann

1. Immer bestens organisiert sein

Viele Teams nutzen verschiedene Softwarelösungen, die nicht synchronisiert sind oder miteinander kommunizieren. Google Calendar, Outlook, Microsoft Excel, Dropbox o.ä. Lösungen sind zwar für spezifische Aufgaben hilfreich aber Informationen über viele Plattformen zu verteilen kann Prozesse verlangsamen und zu Fehlern führen.

Mit einer speziell ausgerichteten Vermietungssoftware kannst du all dein Equipment, Kontakte, deinen Kalender, Personaldisposition als auch Angebote und Rechnungen direkt aus einem Interface managen. Dadurch hast du für den kompletten Vermietprozess von Anfragebearbeitung bis Abschlussrechnung alle nötigen Arbeitsschritte und Funktionen verfügbar auf einer Plattform.

Für jedes Projekt/Veranstaltung/Event sind alle relevanten Informationen direkt in einer Software verfügbar. Dadurch ist der Status, die Planung und alle Aufgaben für jeden Prozessschritt klar und übersichtlich. Das Sammeln der Informationen aus verschiedenen Softwarelösungen entfällt dadurch, was Zeit spart und den internen Prozess vereinfacht.

2. Aufgaben automatisieren

Durch die Verwendung einer zentralen Softwarelösung im Betriebsablauf können u.a. Aufgaben automatisiert werden, was zu Zeiteinsparung führt. Dabei ist vor allem der schnelle Zugriff auf alle Informationen ein Faktor zur Effizienzsteigerung.
Vor allem die Angebotserstellung kann dabei beschleunigt werden: Wähle einfach ein Projekt aus, gib den Auftraggeber ein, plane das Material und bei Bedarf auch das Personal. Auf Knopfdruck wandelt die Software diese Informationen in ein aussagekräftiges Angebot um.

3. Kommunikation verbessern

Der größte Zeitverlust entsteht meistens durch viele Anrufe und überflüssigen Email-Verkehr. Ein gutes Beispiel ist das Erstellen der Personaldisposition für ein Projekt, bei der viele Emails und Anrufe hin und her gehen können. Das gleiche gilt meist auch für Zumietungen bei Lieferanten. Genau dort kann man ansetzen um seine Kommunikation zu verbessern.

Eine vernünftige Vermietsoftware dient auch als Kommunikationstool, mit dem man direkt mit Mitarbeitern und anderen Kontakten kommunizieren kann. Angebote und Rechnungen, die in der Software erstellt werden, können direkt aus der Software verschickt werden ohne Umwege.

Auch Personaldisponenten wird die Arbeit erleichtert. Beim Erstellen der Personalplanung können Einladungen und Planungsübersichten direkt aus der Software per Email verschickt werden.

4. Vernetze dein Team

Excel-Tabellen können zwar eine Planung darstellen aber oft fehlt es ihnen an Transparenz und sie bieten nur bedingte Möglichkeiten zur Zusammenarbeit.

In einer Vermietungssoftware kann das komplette Team interaktiv agieren und dabei Aufgaben zuweisen, Dokumente uploaden sowie Projekt- und Personalplanung einsehen. Dadurch ist jedem Teammitglied jederzeit der aktuelle Projektstatus bekannt, was mehrmaliges Nachfragen überflüssig macht.

Dabei kann für jeden Benutzer über Benutzerrechte genau bestimmt werden, was gesehen und bearbeitet werden darf in der Software.

5. Gezielte Entscheidungen treffen

Vermietsoftware hilft auch dabei den Überblick über deine Unternehmensperformance zu bekommen und die Wirtschaftlichkeit deiner Materialvermietungen zu analysieren.

Bei Vermietunternehmen geht es nicht nur darum Equipment zu vermieten sondern das relevanteste und gefragteste Equipment an Kunden zu vermieten. Informationen über Relevanz und Nachfrage erhältst du aus einer guten Vermietsoftware und kannst somit auch schlecht performende Items, Sets oder Cases identifizieren.

Mit diesem Wissen kannst du besser entscheiden, von welchem Equipment du dich trennen willst, welches Equipment du behalten solltest und wovon du deinen Vermietpark erweitern solltest. Eine Vermietsoftware hilft dir also durch Datenbereitstellung bessere Entscheidungen zu treffen und deinen Return of investment zu verbessern.

6. Erst testen, dann entscheiden

Während die meisten Vermietsoftwarelösungen eine hohe Anfangsinvestition fordern, bieten Cloudlösungen wie Rentman einen kostenlosen Testzeitraum vorab an. Das verringert die Gefahr für eine Softwarelösung viel Geld zu bezahlen, die nicht alle Anforderungen erfüllt.
Meist werden auch flexible Lizenzen angeboten, sodass man sich auch nach einer Testphase für ein entsprechendes Paket entscheiden kann, das bei Bedarf auch jederzeit wieder gekündigt werden kann.

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Artikel geschrieben von Rentman