Wie viele fakturierbare Tage pro Monat brauchst du?!

Es gibt diesen Moment, den fast jede:r kennt, der oder die selbstständig in der Veranstaltungstechnik arbeitet. Die Anfrage kommt rein, das Bauchgefühl sagt „das ist mir zu wenig“, und trotzdem sagst du zu. Aus Routine, aus Angst, den Auftrag zu verlieren, oder einfach, weil du noch nie wirklich durchgerechnet hast, was dein Tag eigentlich kosten muss. Dafür brauchst du nicht mehr als ein paar Minuten und einen ehrlichen Blick auf die Zahlen. Der Tagessatzrechner von vt-stage nimmt dir diese Rechnerei ab und zeigt dir schwarz auf weiß, ab welchem Satz sich dein Arbeitstag wirklich trägt. Und 2026 ist ein ausgesprochen guter Zeitpunkt, um genau das zu tun.

Der Markt hat sich gedreht, und zwar zu deinen Gunsten

Wenn du die letzten Jahre in der Branche durchgehalten hast, zahlt sich das gerade aus. Die Pandemie hat die Veranstaltungstechnik durchgeschüttelt wie kaum eine andere Branche. Tausende erfahrene Kolleg:innen sind in dieser Zeit abgewandert, in die IT, ins Handwerk, in die Logistik, oft in Jobs mit geregelten Zeiten und bezahltem Urlaub. Viele sind nie zurückgekommen. Gleichzeitig brach der Nachwuchs ein, die Zahl neuer Ausbildungsverträge zur Fachkraft für Veranstaltungstechnik sackte rund um 2020 um fast 40 Prozent ab. Das Ergebnis ist ein handfester Fachkräftemangel, der bis heute anhält.

Die Nachfrage nach Tontechnik, Lichttechnik und Videotechnik ist also hoch, gute Leute sind knapp, und genau das ist deine Verhandlungsmasse. Das schlägt sich längst in den Honoraren nieder. Wo vor Corona für eine Fachkraft an einem Showtag oft 250 bis 350 Euro als normal galten, sind heute 400 bis 500 Euro Marktrealität, ohne dass die Auftragsbücher leerer werden. Branchenweit haben die Sätze seit 2020 spürbar angezogen, je nach Segment um 20 bis 40 Prozent. Wer das mitgegangen ist, verdient heute schlicht mehr als noch vor fünf Jahren. Wer seine Preise seitdem nicht angefasst hat, arbeitet real für weniger, denn die Inflation hat den Rest besorgt.

Wo die Reise hingeht: 400 bis 800 Euro pro Tag

Ein realistischer Tagessatz für eine:n selbstständige:n Veranstaltungstechniker:in liegt 2026 zwischen rund 400 und 800 Euro. Gemeint ist damit ein voller Arbeitstag von etwa zehn Stunden. Der Tagessatzrechner arbeitet dabei mit dem branchenüblichen Modell aus acht Stunden plus einer oder zehn Stunden minus einer, damit Pausen und Rüstzeiten realistisch drin sind. Wo genau du landest, hängt von ein paar Stellschrauben ab.

Da ist zum einen dein Gewerk und deine Spezialisierung. Eine solide Fachkraft für Veranstaltungstechnik bewegt sich am unteren bis mittleren Rand. Mit einer Spezialisierung wird mehr daraus: Wer ein grandMA-Pult sicher fährt, als FOH-Engineer auf Tour ist, Lichtdesign macht, Medienserver bespielt oder Videoregie führt, ruft 600 bis 800 Euro auf, und im Spitzensegment ist auch mehr drin. Dazu kommt die Qualifikation. Der Meisterbrief, eine SQQ-Zertifizierung oder die Elektrofachkraft für Veranstaltungstechnik rechtfertigen ganz selbstverständlich einen Aufschlag von 50 bis 150 Euro. Auch die Region spielt mit: Hamburg, Berlin, Frankfurt und München zahlen am oberen Rand, im ländlichen Raum liegen die Sätze gern mal 50 bis 100 Euro darunter.

Und schließlich macht es einen Unterschied, für wen du arbeitest. Industrie, Konzerne und öffentlich-rechtliche Sender zahlen in aller Regel deutlich besser als der Kulturverein um die Ecke. Beides hat seine Berechtigung, aber bei einem Industriekunden darfst du selbstverständlich mehr verlangen als beim Kulturverein.

Ein wichtiger Hinweis noch: Verwechsle den Preis, den ein Verleiher gegenüber dem Endkunden abrechnet, nicht mit deinem Honorar. Wenn auf der Mietpreisliste 400 Euro für eine:n Tontechniker:in stehen, bekommst du als Freelancer:in davon meist nur einen Teil. Verhandle für dich, nicht entlang fremder Margen.

Warum so viele zu billig sind, ohne es zu merken

Das größte Problem in der Branche ist nicht Geiz, sondern Mathematik. Viele kalkulieren als Selbstständige weiter so, wie sie es als Angestellte kannten: ein Tag Arbeit, ein Tageslohn. Nur stimmt diese Rechnung hinten und vorne nicht.

Stell dir dein Jahr als Kalender vor. Von 365 Tagen gehen Wochenenden und Feiertage ab, dann Urlaub, dann die Tage, an denen du krank bist, und dann all die Tage, an denen du arbeitest, ohne eine Rechnung schreiben zu können: Angebote kalkulieren, Buchhaltung, Akquise, Steuerkram, Weiterbildung, Material warten. Am Ende bleiben oft nur rund 110 bis 130 wirklich abrechenbare Tage übrig. Von diesem Geld muss aber das ganze Jahr leben.

Dazu kommt alles, was bei Angestellten unsichtbar im Hintergrund läuft und bei dir voll auf der eigenen Rechnung steht: die komplette Krankenversicherung und Pflegeversicherung ohne Arbeitgeberanteil, die gesamte Altersvorsorge, Betriebshaftpflicht und Equipmentversicherung, Rücklagen für magere Monate, dein Werkzeug, dein Laptop, Softwarelizenzen, der Steuerberater. Wenn du 250 Euro Tagessatz nimmst, bleiben dir nach Steuern, Sozialabgaben und Betriebskosten realistisch vielleicht 80 bis 100 Euro übrig, und das pro abrechenbarem Tag. Hochgerechnet auf ein Jahr landest du damit schnell unter dem, was ein:e Angestellte:r mit Mindestlohn nach Hause trägt, nur ohne deren Absicherung.

Wenn sich dein Tagessatz also zu niedrig anfühlt, ist das fast nie nur ein Gefühl, sondern ein Rechenfehler. Und der lässt sich korrigieren.

Vom Marktwert her gedacht, nicht vom Wunsch

Viele Tagessatzrechner funktionieren von unten nach oben: Du gibst deine Kosten ein und bekommst einen Mindestsatz ausgespuckt. Der Tagessatzrechner von vt-stage geht den umgekehrten Weg und ist damit ehrlicher. Er ermittelt zuerst einen realistischen Marktwert für dein Gewerk, also den Satz, den du tatsächlich durchsetzen kannst. Diesen Wert verrechnet er mit deinen tatsächlichen Kosten und zeigt dir, wie viele fakturierbare Tage du im Jahr brauchst, damit die Rechnung aufgeht. Kommt dabei eine Zahl heraus, die du realistisch gar nicht erreichen kannst, weißt du sofort, dass dein Satz nicht trägt und nach oben muss. Genau das ist der Punkt, an dem aus einem vagen Bauchgefühl eine belastbare Verhandlungsgrundlage wird. Wer einmal schwarz auf weiß gesehen hat, dass die eigene Auslastung den angesetzten Satz niemals decken kann, verhandelt das nächste Mal mit einer ganz anderen Selbstverständlichkeit.

Das Thema, das niemand verschlafen sollte: Scheinselbstständigkeit

Ein Punkt, der 2026 wichtiger ist denn je, ist die Scheinselbstständigkeit. Die Deutsche Rentenversicherung schaut genauer hin, und ausgerechnet die Veranstaltungstechnik ist anfällig. Du kommst mit eigenem Headset und Werkzeugkoffer, aber das Pult, die PA, die Lichtanlage stellt der Vermieter. Der Ablaufplan kommt von der Produktionsleitung, die Arbeitszeit gibt der Showtag vor. Genau dieses Bild kann problematisch werden, vor allem dann, wenn du fast nur für einen einzigen Auftraggeber arbeitest.

Die Folgen einer Einstufung als scheinselbstständig sind für beide Seiten unangenehm: rückwirkende Sozialabgaben, Nachforderungen, im schlimmsten Fall strafrechtliche Konsequenzen für den Auftraggeber. Schütz dich, indem du auf mehreren Standbeinen stehst, idealerweise mit mindestens drei aktiven Auftraggebern, einen erkennbaren eigenen Marktauftritt pflegst (eigene Website, eigenes Logo, Steuernummer), mit sauberen schriftlichen Verträgen arbeitest und eigene Betriebsmittel einsetzt. Auch ein auskömmlicher Tagessatz hilft hier. Ein Honorar, das spürbar über dem liegt, was ein:e vergleichbar Angestellte:r verdient, gilt als Indiz für echte Selbstständigkeit, das hat das Bundessozialgericht schon vor Jahren so eingeordnet. Ein hoher Satz allein schützt nicht, aber er gehört zum Gesamtbild dazu.

Du musst das nicht allein durchfechten

Vielleicht der wichtigste Tipp zum Schluss: Schließ dich zusammen. Wer organisiert ist, verhandelt nicht nur selbstbewusster, sondern hat im Zweifel auch jemanden im Rücken. Zwei Adressen lohnen sich besonders.

Der isdv e.V. ist der Verband, der sich ausschließlich um selbstständige Dienstleister:innen in der Veranstaltungswirtschaft kümmert. Für einen überschaubaren Jahresbeitrag bekommst du Musterverträge speziell für die Branche, kompetente Beratung gerade zu Statusfragen und eine Stimme, die in Berlin und Brüssel für deine Interessen eintritt.

Der VGSD, der Verband der Gründer und Selbstständigen Deutschland, ergänzt das auf der übergreifenden Ebene: politische Interessenvertretung für alle Soloselbstständigen, wöchentliche Fachvorträge zu Steuern, Recht und Altersvorsorge, Regionalgruppen zum Netzwerken und jede Menge Rabatte für Mitglieder. Die Doppelmitgliedschaft kostet zusammen weniger als ein einziger gut verhandelter Tagessatz und ist damit eine der besten Investitionen, die du in dein Geschäft stecken kannst.

Wer darüber hinaus tiefer in der Branche verwurzelt sein möchte, findet im VPLT, dem Verband für Medien- und Veranstaltungstechnik, eine sinnvolle Ergänzung. Er ist kein reiner Selbstständigenverband, sondern vertritt die ganze Branche von Hersteller bis Verleiher, bietet aber eine eigene Mitgliedschaft für Freelancer und Einzelunternehmer und engagiert sich stark bei Standards, Weiterbildung und auch beim Thema Statusfeststellung. Für den Blick aufs große Ganze, für Normen und für das Netzwerk ist er eine gute Adresse, während isdv und VGSD deine ganz persönlichen Interessen als Selbstständige:r im Blick haben.

Dein nächster Schritt

Setz dich heute zehn Minuten hin, öffne den Tagessatzrechner und finde heraus, was dein Tag wirklich wert ist. Wenn dein aktueller Satz deutlich darunter liegt, weißt du jetzt, was zu tun ist, Schritt für Schritt und beim nächsten Neukunden zuerst. Die Branche braucht dich gerade dringender, als du vielleicht denkst, und es wäre schade, das nicht zu nutzen.